Você dirige seu negócio, ou ele dirige você? Suas operações diárias são uma luta constante? Você está cada vez mais frustrado? Você passa mais tempo apagando incêndios do que planejando o futuro? Lembre-se do dia em que você iniciou seu negócio. Meu palpite é que você imaginou que ser proprietário de uma empresa lhe daria mais liberdade, tornaria você rico e lhe daria tempo para seguir suas paixões, como jogar golfe várias vezes por semana. No entanto, se você for como a maioria dos proprietários de empresas que tiveram algum sucesso, o oposto costuma ser verdadeiro. Quando você tem algum sucesso e não o planejou adequadamente, seu negócio se torna uma máquina sugadora de tempo e energia. 

Recentemente, tive um cliente com uma creche infantil muito bem-sucedida. Ela disse que seu negócio havia esgotado suas capacidades atuais. Ela acrescentou que estava recebendo de duas a três ligações por dia de novos clientes que ela simplesmente tinha que colocar em uma lista de espera, pois não poderia aceitar nem mesmo mais um filho. Ela estava procurando conselhos sobre uma estratégia para o crescimento do negócio. Discutimos o conceito de dinâmica de etapas.

A mensagem central da etapa dinâmica é que, à medida que uma empresa cresce, seus recursos e vendas não aumentam linearmente. Infelizmente, muitos proprietários de empresas pensam que, à medida que você cresce, suas vendas e recursos aumentam em uma taxa semelhante, como se você estivesse avançando lentamente na rampa de crescimento do negócio.

No entanto, uma rampa é uma metáfora incorreta para o crescimento dos negócios. Em vez disso, o crescimento dos negócios é mais como subir uma escada. As vendas geralmente aumentam em incrementos à medida que a empresa assina novos contratos. Além disso, as empresas frequentemente superam suas capacidades para atender a novas vendas, exigindo investimento em grandes blocos para substituir a infraestrutura existente. Se o crescimento da empresa não for administrado de maneira adequada, muitas vezes pode resultar em uma catástrofe para a empresa. É por isso que os proprietários de negócios bem-sucedidos precisam entender as lições da etapa dinâmica.

As capacidades de sua empresa incluem todos os recursos que permitem que sua empresa opere. Seus recursos não incluem apenas seus recursos físicos, como computadores, hardware, veículos e espaço de escritório, mas também os sistemas e controles necessários para gerenciar seu negócio, sua capacidade de comercializar, vender e apoiar os produtos ou serviços que sua empresa oferece, bem como seus funcionários que precisam ser treinados novamente. Tudo o que sua empresa precisa para conduzir os negócios está incluído quando falamos sobre recursos.

Todos nós entendemos que o investimento inicial é necessário no início de um negócio. Por um tempo, depois que você abre as portas, a empresa opera abaixo do ponto de equilíbrio e com prejuízo. Eventualmente, quando você tem um negócio de sucesso, o crescimento aumenta e as vendas atingem um nível em que cobrem os custos fixos e variáveis ​​da empresa, incluindo aqueles associados aos seus investimentos iniciais e o negócio é lucrativo.

Uma empresa de sucesso que está crescendo pode sobreviver com esses ativos iniciais por um tempo. Mas logo, o negócio de sucesso começa a superar essas capacidades iniciais. Conforme o crescimento do negócio continua, você chega a um ponto em que seus recursos não são mais adequados para suportar seu volume de vendas e a empresa precisa aumentar seus recursos.

A necessidade de uma empresa de aumentar suas capacidades não ocorre gradualmente. Acontece em clusters e é aí que surgem os problemas de crescimento dos negócios.

Cada vez que você intensifica / aumenta suas capacidades, você aumenta drasticamente suas despesas gerais, o que pode destruir seu negócio se não for gerenciado adequadamente.

Para entender como aplicar a dinâmica de etapas para gerenciar o crescimento dos negócios, vamos primeiro examinar dois cenários comuns pelos quais as empresas costumam passar quando não estão cientes dos princípios da dinâmica de etapas.

Tiro além da etapa

Muito de uma coisa boa pode matá-lo. Lembre-se de que uma etapa define as capacidades de uma empresa para lidar com um volume máximo de vendas. No início da etapa, você tem mais recursos do que precisa, custando mais dinheiro do que você ganha. No entanto, conforme você continua a crescer, as vendas acabam excedendo o ponto de equilíbrio, cobrindo os custos adicionais da intensificação , e os lucros fluem novamente do negócio. No momento em que seu volume de vendas o leva ao limite de suas capacidades, as coisas começam a entrar em colapso.

Você descobrirá que você e seus funcionários estão trabalhando muito mais horas por semana do que antes. As pessoas cometem mais erros quando estão sobrecarregadas. Quando você está cansado como um cão, você se sente infeliz o tempo todo. Muitos proprietários deixam de amar seu negócio se permanecerem neste estado. Isso é conhecido como disparar além da etapa.

Quando você ultrapassa a etapa, as vendas aumentam além de suas capacidades máximas e você simplesmente não tem a infraestrutura para lidar com esse volume de vendas adicional.

Apesar de ter vendas maiores, quando você ultrapassa o limite, as margens caem à medida que você incentiva os funcionários a fazer mais, custando horas extras. Pessoas sobrecarregadas cometem mais erros que requerem recursos adicionais para serem corrigidos. Nesse ponto, tendo ultrapassado o seu passo, você tem basicamente quatro opções.

1. Você pode ficar parado no ponto em que está em termos de vendas para que não piore. Essa é sempre uma opção ruim, pois você acabará se esgotando e aprenderá a odiar o seu negócio.

2. Você pode fazer investimentos para aumentar suas capacidades. Freqüentemente, isso também não é aconselhável neste momento, pois você já está sobrecarregado por ter ultrapassado o passo. Negociar um novo aluguel, contratar e treinar novos funcionários e levantar capital para pagar pela intensificação leva tempo e não há capacidade disponível.

3. Você pode reverter as vendas e reagrupar na etapa. Esta é a mais desejável das quatro opções quando você ultrapassa seu passo. Reverter as vendas e dizer aos clientes que você não pode mais ajudá-los pode fazer com que você perca alguns clientes e prejudique sua reputação. Uma estratégia que funciona para reduzir as vendas é aumentar os preços. Os preços mais altos filtrarão os clientes menos leais e preocupados com os custos para que eles saiam por conta própria. Além disso, aumentar os preços para reduzir as vendas cria menos má vontade para com você ou sua empresa.

4. Você pode simplesmente vender o negócio. Essa também não é uma opção desejável, pois o comprador verá sangue na água, o que diminui as avaliações de seu negócio.

Avançando muito cedo

E se você decidir dar um passo à frente e ninguém aparecer? Freqüentemente, uma intensificação é iniciada quando a empresa obtém um novo cliente principal. A princípio, pode parecer que você ganhou na loteria ao conseguir um novo cliente grande, mas também pode significar que, se ultrapassar o passo, crescerá rápido demais e terá problemas. Você precisa de tempo suficiente para se preparar para cada degrau, a fim de não ser pego de surpresa como fizemos. Se, por outro lado, o novo cliente principal fez com que você absorvesse rapidamente grande parte de seus recursos, muitos proprietários de empresas veem isso como uma oportunidade de dar um passo em frente na expectativa de um crescimento semelhante em um futuro próximo.

Ficar dentro de suas capacidades depois de conquistar um novo cliente principal geralmente faz com que a empresa observe um aumento nos lucros para os proprietários de negócios. Sentir-se bem com o aumento dos lucros faz com que muitos empresários sonhem alto. Isso não apenas faz com que muitos proprietários de empresas se mexam prematuramente, mas também frequentemente aumentam o nível da etapa muito alto, pois associam o aumento das vendas com o aumento dos lucros. Muitas vezes, eles são forçados a rescindir o contrato de aluguel, pagando uma multa de rescisão antecipada para fazê-lo e mudar para instalações mais caras. Eles substituem os móveis usados ​​que tinham quando começaram o negócio por móveis novos e caros para combinar com suas novas instalações. Eles atualizam sistemas e controles em antecipação ao sucesso contínuo. No entanto, tudo isso tem um custo.

Após a intensificação, as empresas estão novamente perdendo dinheiro a cada mês. Quando deixam de ultrapassar seu ponto de equilíbrio para a nova etapa por muitos meses porque avançaram muito cedo, muitas empresas simplesmente sangram até a morte antes de restabelecer a lucratividade.

No meu caso, o cliente telco que obtivemos e que nos fez avançar interrompeu o projeto por cerca de 6 meses em um contrato de dois anos. Embora pudéssemos conquistar alguns novos pequenos clientes antes que o cliente encerrasse seu contrato prematuramente, estávamos longe de ser lucrativos. Acrescente a isso a perda de cerca de 25% de nossa receita devido ao cancelamento do projeto e você pode imaginar o quão difícil a situação em que estávamos. Não era como se pudéssemos simplesmente reduzir o tamanho da noite para o dia. Foi como estar em um passeio de tapete mágico e, em seguida, ter o tapete puxado debaixo de você. Se não fosse por um acordo legal, que nos deu tempo para aumentar as vendas o suficiente para atingir nosso ponto de equilíbrio na etapa, teríamos falido.

A maioria das empresas que progridem muito cedo fica sem dinheiro antes de atingir o ponto de equilíbrio e se depara com duas opções:

1. Faça backup, encolha o negócio, venda ativos e tente sobreviver. Isso geralmente envolve a rescisão de um contrato de arrendamento, demissão de funcionários e venda de ativos a preços de liquidação. A maioria nunca chega perto de recuperar suas perdas. Se conseguirem permanecer no jogo , poucos compensarão as perdas.

2. Aumente as vendas para atingir o ponto de equilíbrio na etapa. Esta opção exigirá medidas de aperto do cinto e dispensa de funcionários ociosos e sobrecarregados. Para o restante da equipe e para os proprietários, isso geralmente significa aumentar sua carga de trabalho e exige que vendam como o diabo.

Em nosso caso, reduzimos o pagamento de todos os proprietários por alguns meses, demitimos alguns de nossos funcionários afetados pelo cancelamento do projeto e pagamos caro para contratar um novo vendedor de crackerjack para nos ajudar a vender o nosso caminho para sair de nossa bagunça. O lema da nossa recuperação foi:

Se você for dirigir do penhasco, não deixe marcas de derrapagem.

Funcionou para nós, mas apenas pela pele dos dentes. Se não fosse pelo acordo legal que nos deu tempo suficiente para aumentar as vendas e superar nosso ponto de equilíbrio na etapa, teríamos falido.

A seguir, vamos ver como compreender a etapa dinâmica para gerenciar o crescimento dos negócios permite que você cresça de forma responsável usando dois outros cenários.

Seguindo o Passo

Nesse cenário, a empresa capitaliza seus recursos. Para uma execução bem planejada, cada etapa pode ser dividida em três partes aproximadamente iguais a cerca de 1/3 do comprimento de toda a etapa.

Foco em Vendas

A primeira parte está no início da etapa. Neste ponto, você tem mais recursos do que vendas. Com o planejamento adequado, você não deveria ter subido tanto a ponto de exigir um aumento significativo nas vendas para atingir o ponto de equilíbrio. Supondo que você planejou uma subida ordenada e não foi apressado, fazendo com que reaja em vez de planejar, sua primeira meta, ao iniciar sua jornada ao longo da etapa, é se concentrar em aumentar as vendas. Sua empresa precisará do aumento nas vendas para gerar receita para pagar por todos os seus novos recursos associados ao step-up.

Foco no lucro

A parte dois é onde você ultrapassa seu ponto de equilíbrio e agora precisa priorizar novamente sua meta de aumentar as vendas para esforços que aumentarão a lucratividade. A empresa deve buscar maneiras de aumentar a eficiência dos funcionários, melhorar a utilização de tecnologia e automação e melhorar e agilizar seus processos. A razão para focar na lucratividade neste ponto é que você possa ganhar dinheiro suficiente para formar reservas, de forma que você tenha os recursos financeiros para pagar pela próxima etapa.

Contanto que você não tenha um concorrente competindo em seu pescoço, forçando você a continuar a se concentrar no crescimento do negócio, muitos proprietários de empresas irão reduzir o crescimento das vendas para permanecer no ponto ideal da etapa e aproveitar os frutos de seu esforço. Este também pode ser um momento em que os proprietários de empresas aumentem seu valor. A melhor parte é que a empresa não tem mais problemas de fluxo de caixa, que sempre demandam muito tempo e muita energia.

Planejamento

Para outras pessoas que ainda não estão satisfeitas com o tamanho do negócio, eles usarão o 1/3 final da etapa para a parte três e planejarão a próxima etapa.

O Step-Up

Neste cenário final, para entender a dinâmica da etapa, consideramos como levar sua empresa para o próximo nível com uma intensificação.

Quando você tiver cerca de 2/3 do caminho percorrido, precisará tomar uma decisão importante sobre o crescimento. A opção número um é que você permaneça satisfeito com o tamanho da sua empresa e lá permaneça por um tempo, conforme discutimos na etapa dois acima. A segunda opção é usar o tempo restante na etapa para se preparar para a próxima etapa.

Se um avanço faz sentido, você precisa se fazer algumas perguntas:

• Quais recursos adicionais você precisará?
• Qual financiamento será necessário para alcançar o seu step-up?
• Qual pessoal será necessário para operar a empresa maior?
• Você precisará implementar sistemas e controles adicionais para gerenciar o novo nível de vendas?

Uma vez que cada step-up envolve mudanças potenciais em todas as partes do seu negócio, é fundamental que você tenha um plano ou você encontrará problemas com a sua implementação step-up. A chave é não esperar muito tempo ou você corre o risco de ultrapassar o passo ou mover-se muito rápido e avançar muito cedo.

Você precisa pensar muito na decisão de intensificar, pois a cada intensificação surge um risco operacional adicional . A única pergunta realmente difícil que você precisa se fazer é se você tem o conhecimento ou as habilidades para administrar uma empresa maior. Existem sete estágios de crescimento de negócios que exigem que você, como proprietário da empresa, tenha habilidades diferentes. Alguns proprietários podem considerar se é hora de vender o negócio, pois eles podem não ter as habilidades para levar o negócio para o próximo nível. Outros podem considerar a contratação de outro gerente para lidar com as operações do dia a dia, como um presidente, enquanto eles permanecem como CEO.

O que descobri sobre mim mesmo é que sou um visionário com uma personalidade muito dominante, habilidades que me tornam um bom fundador e CEO. No entanto, a execução não é meu ponto forte, o que me torna um mau gerente ou presidente. Portanto, eu sei que sou ótimo em iniciar negócios e desenvolvê-los até um ponto de cerca de 25-30 funcionários, mas então é melhor para mim vender o negócio para alguém que tenha mais habilidades de facilitação ou contratar um presidente para me concentrar na execução.

Fazer um step-up pode exigir que você adicione novos departamentos, como recursos humanos e contabilidade, e implemente sistemas e controles mais rigorosos com métodos de relatórios mais sofisticados. Você pode ter que trazer empreiteiros e consultores para ajudar com o step-up. Pode ser necessário buscar financiamento adicional e espaço extra, o que leva mais tempo. Freqüentemente, pode ser necessário coordenar um avanço com o final de um prazo de locação. Modificar um novo espaço também leva tempo, portanto, você deve planejá-lo com pelo menos seis meses de antecedência antes de chegar ao ponto em que está pronto para subir.

O Resumo da Etapa Dinâmica

Toda empresa passa por dificuldades de crescimento, mas entender a dinâmica das etapas pode ajudar a tornar o crescimento da empresa menos doloroso. O crescimento dos negócios é bom se for tratado de maneira adequada, mas pode ser um desastre se não for. Basicamente, tudo se resume a tomar as decisões certas no momento certo durante sua viagem.

Se você acredita que sua empresa está prestes a precisar de um avanço, você precisa se preparar para isso. Você pode avançar muito cedo ou pode esperar muito tempo para se preparar para a próxima etapa e correr o risco de ultrapassá-la. É tudo uma questão de tempo e compreensão de onde seu negócio está em um determinado momento, para que você possa se concentrar nas coisas certas, como vendas, lucros ou planejamento.

Se você ultrapassar o seu passo e as vendas ultrapassarem sua capacidade de entrega, você se sentirá oprimido. As coisas sobre as quais você tinha controle quando era uma empresa menor não funcionam mais como antes. Você estará constantemente apagando incêndios. Você descobrirá que as coisas não funcionam bem e você estará trabalhando cada vez mais horas e não tendo tempo para fazer nenhum tipo de planejamento de negócios. Eventualmente, você se esgota e o negócio morre.

Se você tem muito de tudo, exceto vendas, sua empresa tem recursos em excesso. O excesso de capacidades custa dinheiro e você se verá afundando nas despesas de suas capacidades. Seu equipamento fica ocioso, o equipamento de escritório é subutilizado, a tecnologia que você está usando pode ser exagerada para o seu tamanho, você pode ter funcionários com habilidades significativamente maiores do que o necessário, desperdiçando a folha de pagamento de pessoas superqualificadas. Ao aumentar muito cedo, você corre o risco de levar muito tempo para atingir o ponto de equilíbrio.

Como você pode aplicar seu conhecimento da etapa dinâmica para gerenciar o crescimento do seu negócio?